Los escritos de Max Weber (1864-1920) provocaron el surgimiento de la teoría de la burocracia en la administración (Chiavenato, 2002: 43). Es conocido por sus investigaciones acerca de la ética protestante del trabajo y la burocracia (Furnham, 2001: 61). Estudió la sociología de la religión, luego escribiría su obra La ética protestante y el espíritu del capitalismo. En sociología política analizó las relaciones entre las organizaciones sociales y económicas (Galán, 2006: 109).
ÍNDICE
¿Qué es la BUROCRACIA?
“El término burocracia desarrollado por Weber no se corresponde con el sentido que se le otorga actualmente, cargado de `formalismo` e `ineficiencia`” (Galán, 2006: 107).
Burocracia, para Weber, es todo lo contrario. En efecto, considera a la burocracia como una organización eficiente por excelencia (Chiavenato, 2006: 225). Así, las características de la burocracia son su carácter legal de las normas y reglas, carácter formal de las comunicaciones, carácter racional y división del trabajo, la impersonalidad en las relaciones, la jerarquía de la autoridad, rutinas y procedimientos estandarizados, meritocracia, especialización, profesionalización de los participantes (Chiavenato, 2006: 225-226). A continuación, apreciaremos las ventajas y desventajas que trae consigo la burocracia, propuesta por Max Weber.
Ventajas de la BUROCRACIA
Por un lado, entre las ventajas de la burocracia podemos encontrar gracias a la división del trabajo, pues por ella se hace uso eficiente de las distintas habilidades de los trabajadores. En la mayoría de las organizaciones, hay funciones que exigen habilidades muy desarrolladas. La burocracia descompone las tareas complejas, en unas más sencillas, bien definidas y rutinarias.
“la capacidad para realizar con éxito alguna actividad aumenta con la repetición” (Furnham, 2001: 64).
La división del trabajo aumentaría también la eficiencia y productividad si se fomentara la creación de inventos y máquinas ergonómicamente refinados.
Además, como bien indica Furnham, gracias a la división del trabajo es posible recurrir a trabajadores menos especializados, pues las tareas más complicadas se simplificarían en actividades de menor dificultad; así, las personas que las ejecutarán no tienen que ser, necesariamente, especializados.
La selección y capacitación sería algo más sencillo, ya que las habilidades o capacidades técnicas requeridas para algún cargo son mínimas y más fáciles de identificar. Asimismo, la capacitación tomaría menos tiempo y sería menos difícil. Como consecuencia de que las actividades especializadas son repetitivas, los trabajadores adquieren más práctica y, por ello, serían expertos en lo que hacen con cierta rapidez. De este modo, la eficiencia se logra con mayor facilidad (2001: 64).
Los trabajadores al no necesitar tener que cambiar de una habilidad a otra y, no “perder” tiempo en ello, logran mayor eficiencia en sus roles. Existe una mayor disponibilidad de mano de obra al requerir un menor número de habilidades especializadas.
Además, la especialización creada por la división del trabajo aumenta las opciones iniciales; es decir, al existir muchas actividades entre las cuales se puede optar, el trabajador puede escoger o ser asignado según sus preferencias o habilidades particulares. Si a los trabajadores se les asigna diferentes roles que cumplir y se les integra en equipos de trabajo, es probable que aumenten su productividad y se sientan más satisfechos (Furnham, 2001: 64). Dicho esto, se aumentaría la rapidez y eficiencia con la que se realiza alguna actividad o función.
El carácter formal de las comunicaciones; es decir, el hecho de que las decisiones y acciones administrativas sean formuladas y registradas por escrito, aseguran la interpretación unívoca de las comunicaciones.
Además,
“las reglas y normas técnicas regulan la conducta del ocupante de cada cargo, cuyas actividades se ejecutan de acuerdo con las rutinas y procedimientos” (Chiavenato, 2006: 226-227).
La burocracia de una organización hace que se prevalezca el orden, la disciplina y la previsibilidad del comportamiento de sus miembros. Así, se alcanzaría la máxima eficiencia de la misma (Chiavenato, 2002: 45).
La burocracia implica que la elección de las personas para asumir algún cargo se debe basar en el mérito y las habilidades o competencias técnicas que tuviera la persona, mas no en “preferencias” personales.
Para ello, deben existir criterios de evaluación válidos para toda la organización, dichos criterios son racionales y se evaluará, obviamente la competencia, el mérito y las habilidades de la persona. Así, da lugar a exámenes, pruebas, concursos para admitirlos (Chiavenato, 2006: 227).
Dicho esto, fomentaría los deseos de hacer bien las cosas en los trabajadores. Por último, existe una profesionalización de los participantes de la organización, pues cada uno de ellos está especializado en las actividades a su cargo. Su especialización varía según el nivel jerárquico en que se encuentre. Los que ocupan posiciones en la cima de la organización tienen habilidades generales, en la medida en que descienden en la jerarquía son gradualmente más especializados (Chiavenato, 2006: 227).
También existe cierta rapidez al momento de tomar decisiones, pues ya cada uno de los pertenecientes a la organización conoce lo que debe hacer y las órdenes se tramitan a través de canales ya establecidos.
Como ya se mencionó, la uniformidad de rutinas favorece la estandarización. Ello reduce costos y errores. Según Weber, citado por Chiavenato: con la burocracia, el trabajo se profesionaliza y evita el nepotismo. Las condiciones de trabajado dificulta la corrupción. La equidad de normas burocráticas existe debido a estándares universales de justicia y tratamiento igualitario (2006: 229)
Desventajas de la BUROCRACIA
Por otro lado, la burocracia también presenta desventajas. En primer lugar, las normas terminan por convertirse en objetivos y prioritarios. Así, el trabajador se vuelve en un especialista, no solo por poseer conocimientos o habilidades que le exige su cargo, sino también porque conoce a la perfección las normas y reglamentos.
De este modo, los reglamentos ya no son los medios, sino que son los principales objetivos. (Chiavenato, 2006: 231). Dicho esto, la burocracia no es flexible e innovador, cualidades muy necesarias en el mundo en el que vivimos actualmente, un mundo globalizado, caracterizado por cambios intensos e inestables (Chiavenato, 2002: 45).
Otro factor que lo hace caracterizar de inflexible, es en las situaciones en el que se sigue “al pie de la letra” a la unidad de mando. Ello, se traduce en la inhibición en el desempeño de los trabajadores de una organización (Furnham, 2001: 65).
“El apego a las normas, los estándares y procedimientos impide la creatividad”. Además, dicho apego puede afectar la salud mental de las personas (Furnham, 2001: 63). Entonces, a la burocracia se le puede criticar el hecho de ser inflexible y de responder de manera tardía a los constantes cambios.
La especialización de los trabajadores puede ir en desmedro de una óptima comunicación. Como bien indica Furnham: “la especialización del trabajo en muchas ocasiones inhibe la comunicación efectiva entre especialistas técnicos y los niveles superiores e inferiores de la organización. A veces los procedimientos y reglas hacen que los integrantes de las organizaciones actúen mecánicamente en lugar de ejercer la iniciativa y aplicar su creatividad inherente. Esto suele desautorizar a las personas. En ocasiones también se observa incompetencia, puesto que las promociones en la vida real pueden lograrse dependiendo de a `quién se conozca`, […] más que de las habilidades técnicas” (2001: 63).
La necesidad de documentar toda comunicación que haya dentro de la organización con el fin de que quede registrado puede llevar a la tendencia hacia el exceso de formalidad, de documentación y, por tanto, de papeleo. En la rígida jerarquización que caracteriza a la burocracia, quien toma las decisiones ante cualquier situación es el que ocupa el cargo jerárquico más elevado, independientemente si tiene conocimiento o no acerca del tema. Él decidirá, “incluso aunque no sepa al respecto del problema que está por ser resuelto” (Chiavenato, 2006: 231-232).
El trabajador puede estar tan enfocado en las normas y reglamentos internos de la organización, en su superior jerárquico, quien evalúa su desempeño, que dicha interiorización puede originar conflictos con los clientes de la organización. Todos los clientes son atendidos de forma estandarizada, según reglamentos y rutinas.
Ello hace que el público se ofusque por la poca atención y desconsideración en relación con sus problemas personales. El público que presiona requiere de soluciones personalizadas y la burocracia intenta estandarizarla. Es en ese momento en que el trabajador percibe dichas presiones como amenazas a su propia seguridad laboral (Chiavenato, 2006:233).