¿Te has dado cuenta que siempre hay algo por hacer? No importa que termines con todo lo que tenías pendiente, al rato aparecerán otras actividades que requerirán de tu atención, ¿cómo es posible que todos los días haya algo que hacer?
Nuestro tiempo es totalmente limitado y, sin embargo, las tareas nunca acaban.
Si notas que tu tiempo es limitado para todo lo que tienes que hacer, debes trabajar en cómo gestionas tu tiempo y aprovecharlo todo lo que puedas, sacarle hasta el último segundo. Aprende a gestionar tu tiempo eficazmente.
Como comenté, las tareas parecen nunca acabar, por lo que, por nuestro propio bien, debemos mejorar en nuestra gestión de tareas. Debes aprender cómo enunciar tus tareas, cómo definirlas, categorizarlas y asignarles un tiempo determinado de ejecución. Esto hará que gestiones mejor tu tiempo.
Dado que nuestro tiempo está en función de todo lo que tenemos que hacer, a lo que llamaremos tareas, en las siguientes líneas te explicaré cómo gestionar mejor nuestras tareas.
Cómo enunciar tus tareas
En términos sencillos una tarea es una cosa por hacer, ya sea que es porque lo quieres hacer, porque lo debes hacer o porque puedes hacerlo.
Escribe tus tareas en forma de acciones y muy específicas, sin obviar absolutamente nada. Por ejemplo, en lugar de escribir en algún diario que tengas: "Buscar proveedores de juguetes", podrías redactar algo como "Llamar a las 5 mejores jugueterías que me recomienda Google en mi país" o si te estás preparando para algún examen importante, en lugar de escribir "Estudiar para mi examen", puedes escribir "Leer los dos artículos que dejé pendiente hoy"
Para elaborar estos enunciados puedes plantearte la pregunta ¿qué es lo primero que debo hacer si quiero terminar con esta tarea? tu respuesta será el primer paso y, en verdad, tal como has respondido, esa será tu nueva tarea. Ahora tomemos un ejemplo en base a esta pregunta, si tienes que entregar algún informe con los resultados obtenidos de tu equipo de trabajo, ¿qué debo hacer primero para poder terminar con el informe? De acuerdo al momento en que te plantees esta pregunta, una posible respuesta podría ser recoger toda la data de nuestro proyecto, para ello debo preguntar a María y José acerca de sus resultados obtenidos
Una vez hecha esta tarea puedes volver a plantearte la pregunta y responder quizás con elegir los métodos de análisis para la data y así vas planteándote tareas sucesivas hasta completar con lo que estás realizando.
Si te has dado cuenta, al enunciar de forma correcta tus tareas te estarás dando claros indicadores de qué es lo que debes hacer exactamente. De este modo, no perderás mucho tiempo en empezar con tus tareas, pues ya sabrás qué hacer y entonces tu inicio será más rápido, además de que te servirá para saber si ya terminaste con ellas al tener un indicador claro.
Clasificación de tareas
Una propuesta es clasificar las tareas es según su ejecución. Si son tareas que requieren atención sostenida durante un determinado tiempo las llamaremos actividades, si son tareas de cuya ejecución obtenemos un resultado, las llamaremos productos.
Por ejemplo, entrenar por 30 minutos, leer una hora mi libro favorito son actividades. Por otro lado, ejemplos como entregar un informe a fin de mes, llamar a las cinco mejores jugueterías del país o escribir un artículo para entre-empresas son productos.
Cuando tenemos que entregar un producto o resultado, muchas veces lo vemos como engorroso, lo cual genera rechazo en nosotros y una dosis de ansiedad, por lo que muchas veces tratamos de evitarlos, ¿te ha pasado que muchas veces retrasas la ejecución de una tarea que tienes pendiente? Siempre vemos la forma de evitarlas. Esto es lo que comúnmente llamamos procrastinación.
Para evitar este rechazo y la consecuente procrastinación, podemos convertir las tareas tipo producto en tareas tipo actividades.
Para ello, puedes acotar la tarea tipo producto en un tiempo determinado, sin que nos sintamos obligados de haber terminado con la tarea en el tiempo que decidimos darle. En el ejemplo de "entregar un informe a fin de mes", lo puedes enunciar como "dedicar 30 minutos a la elaboración del informe", de este modo, lo estamos convirtiendo en una actividad. Si te das cuenta, lo que importa en este nuevo enunciado no es que termines con el informe, sino destinarle 30 minutos de tu día para avanzar con el informe hasta donde sea posible. El fin último no es acabar, no importa si no lo acabas, sino que importa acá que le dediques 30 minutos al informe y avances cada día un poco más con él. Así, poco a poco vas avanzando hasta que lo termines con gusto y con la atención debida
Si bien es cierto que al final lo que se busca es un producto, estamos limitando nuestra actividad a un determinado tiempo, prestándole toda la atención que se merece para su correcta ejecución. Esto nos puede ser útil para al momento en que enfrentamos a tareas complejas. Recuerda, el objetivo no es terminar el informe, sino dedicarle 30 minutos.
Listas de tareas
Nuestra memoria es muy limitada, ya te debes haber dado cuenta al recordar (qué irónico) que muchas veces has olvidado qué hacer en algunas ocasiones, ¿no te ha pasado que alguna vez has dicho "siento que olvido algo", "qué iba hacer"?
Las listas de tareas serían algo así como una pequeña extensión de nuestra capacidad de memoria o, algo mejor aún, de recordar cuando queremos recordar algo.
Estas listas nos permiten recordar tareas o cualquier cosa que queramos recordar cuando decidamos recordarlo, sin miedo a haberlo olvidado.
También olvidaremos el "tengo que recordar esto para mañana" o el "tengo que hacer esto en la noche, ojalá no se me olvide".
Al apoyarnos en estas listas de tareas ya no tendrás que perder tiempo y energía en todo ello, solo tendrás que recordar, exagerando, que recuerdes anotar todo lo que quieres o debes hacer luego.
Estas listas de tareas pueden multiplicar, por el número que quieras y te propongas, tu productividad. Considero a estas listas de tareas el consejo más rentable que alguien podría recibir, pues implica cero costo y, en cambio, mejorar tu productividad; es decir, producir más en menos tiempo. No solo no pierdes tiempo en recordar tus tareas, sino que simplifica todo el proceso, todo es más sencillo con una lista de tareas.
¿Te imaginas ir de compras para la semana sin una lista? Más tiempo perderías en recordar cada 5 minutos qué compras te faltan hacer y en decidir cuál será tu ruta de compra si no sabes qué viene luego. Probablemente esto ya lo hagas, ir a comprar con una pequeña lista. Intenta aplicarlo en general para tu vida y notarás cambios increíbles.
Ahora, para mejorar nuestra productividad aun mucho más, te presento cuatro tipo de listas que te serán muy útiles.
Tipos de Listas de Tareas
Hay cuatro tipo de listas que te ayudarán a organizarte y son las listas:
- Todas
- Prioridades
- Hoy
- Realizadas
Lista de tareas TODAS
Como bien indica su nombre, en esta lista anotarás todo lo que quieres, puedes y debes hacer, absolutamente todas, no te limites en esta lista. Todo lo que está en tu cabeza lo pasarás a esta lista, liberarás a tu cerebro del trabajo molesto y constante de ir preguntándote "¿qué tenía que hacer hoy?", "ahora que estoy un poco libre, ¿con qué puedo avanzar?" El fin de esta lista es que repases las tareas que tienes pendientes y no pierdas tiempo recordándolas y evitarás frustraciones y darle trabajo demás a tu cerebro.
Lista de tareas PRIORIDADES
En esta lista anotarás las tareas más importantes que debes hacer todos los días. Estas tareas deben conducirte a ese resultado final que te has propuesto.
Lista de tareas HOY
Esta es una lista dinámica, pues irás apuntando en ella las tareas que irán surgiendo durante tu día, ya sea por parte de tu familia, de tu trabajo, no importa el ámbito. Aquí también puedes anotar todas las tareas, que no necesariamente son prioridades, pero las harás hoy porque tienes tiempo. Es decir, pasarás de la lista todas a hoy cada vez que sientas que puedes hacerlo.
Puedes considerar esta lista como una lista de tareas entrantes que harás después de realizar las prioridades.
En esta lista están las tareas de carácter urgente y su problema es que retrasan la ejecución de las tareas que son realmente importantes, siendo apartadas por las tareas urgentes.
Estas tareas urgentes del día, aunque nos mantengan ocupados todo el día pueden ser llamados falsa productividad, porque no suman al logro de nuestros verdaderos propósitos. Dejan esa sensación de haber hecho un montón de cosas, pero nada que mereciese la pena.
Lista de tareas REALIZADAS
Esta lista nos dará ese sentimiento de plenitud y el orgullo de haber realizado todas nuestras tareas correctamente, siempre avanzando hacia ese propósito final. Con esta lista podrás dar reconocimiento a tu logro y para disfrutar de las dopaminas que liberarás cada vez que pongas una tarea en esta lista y le pongas su respectivo "check" al lado. No hay nada mejor que sentir que estamos avanzando hacia nuestro propósito y que lo estemos haciendo bien y cuanto más sientas que estás avanzando, probablemente serás mucho más productivo en un largo plazo.
Con esta gestión de tareas te aseguro que podrás gestionar mejor tus tiempos, reducirás los tiempos perdidos como mencionaba en el hecho de recordar lo que tenías que hacer, malgastando energías y tiempo en vano. Pronto estaré publicando otros artículos que refuercen esta idea con técnicas o herramientas en línea, ya sean programas o aplicativo que nos ayudarán con la tarea.
Por último, no olvides disfrutar todo el proceso. No somos robots, merecemos descansar y disfrutar a plenitud todo lo que hagamos.
Déjanos en los comentarios qué te parece esta técnica y si ya lo venías haciendo o lo implementarás en tu vida.
Te deseo muchos éxitos
